Meirihluti bæjarstjórnar Seltjarnarnesbæjar samþykkti á bæjarstjórnarfundi 8. sept. sl. tillögu ráðgjafafyrirtækisins Capacent um nýtt skipurit yfirstjórnar sveitarfélagsins. Meirihlutinn, sem sjálfstæðismenn skipa, telur rétt að við þær breyttu og erfiðu efnahagsaðstæður sem sveitarfélög á Íslandi búa nú við sé nauðsynlegt að leita allra leiða til þess að draga úr kostnaði við rekstur bæjarfélagsins.
Meirihluti bæjarstjórnar Seltjarnarnesbæjar samþykkti á bæjarstjórnarfundi 8. sept. sl. tillögu ráðgjafafyrirtækisins Capacent um nýtt skipurit yfirstjórnar sveitarfélagsins. Meirihlutinn, sem sjálfstæðismenn skipa, telur rétt að við þær breyttu og erfiðu efnahagsaðstæður sem sveitarfélög á Íslandi búa nú við sé nauðsynlegt að leita allra leiða til þess að draga úr kostnaði við rekstur bæjarfélagsins.
Undanfarna mánuði hefur verið unnið markvisst að því að draga úr kostnaði á ýmsum rekstrarsviðum til að mæta minnkandi tekjum, en standa þess í stað vörð um gunnrekstur eins og t.d. skóla-, umhverfis- og öldrunarmál. Fimm stöður framkvæmdastjóra mismundi sviða bæjarins verða lagðar niður í sparnaðar- og hagræðingarskyni. Samþykkt er að starfsemi sveitarfélagsins verði skipt í a.m.k. sex verkefnasvið í nýju stjórnskipulagi fyrir sveitarfélagið sem fyrsta áfanga í að taka upp flatt stjórnskipulag og verða þær stöður auglýstar.
Nýtt stjórnskipulag, sem tekur formlega gildi 1. október nk., miðar að því að færa uppbyggingu og virkni stjórnskipulags sveitarfélagsins nær fyrri uppbyggingu þess og því sem almennt gildir hjá sveitarfélögum af sambærilegri stærð utan höfuðborgarsvæðisins. Sú nálgun er mun heppilegri viðmiðun en við sveitarfélög á höfuðborgarsvæðinu, sem eru bæði stærri en Seltjarnarnesbær og eiga auk þess verulega stækkunarmöguleika öfugt við Seltjarnarnesbæ. Þar búa nú hátt í 5000 manns.
Tillagan, sem samþykkt var að stjórnkerfi Seltjarnarnesbæjar, miðar að því að hafa skipulagið eins einfalt og kostur er, þ.e. að allar boðleiðir séu eins stuttar og frekast er unnt án þess að einstökum starfsmönnum sé ætlað um of.
Í ljósi greininga og mats ráðgjafa Capacent voru eftirfarandi markmið lögð til grundvallar við mótun neðangreindrar tillögu:
- Að auka dreifstýringu með því að taka upp flatara stjórnskipulag.
- Að auka og efla samráð og samstarf þvert á málaflokka, stytta boðleiðir og bæta upplýsingamiðlun.
- Að auka sveigjanleika og skilvirkni í stjórnsýslu bæjarins.
- Að styðja við nýsköpun og þróun í vinnubrögðum innan stjórnsýslu sveitarfélagsins.
- Að auka faglega og fjárhagslega ábyrgð stjórnenda.
- Að draga úr kostnaði við rekstur yfirstjórnar Seltjarnarnesbæjar.
Starfsemi sveitarfélagsins verður skipt í a.m.k. sex verkefnasvið í nýju stjórnskipulagi fyrir sveitarfélagið sem fyrsta áfanga að upptöku flatara skipulags. Störf framkvæmdastjóra sviða verði lögð niður í núverandi mynd. Þau störf sem um er að ræða eru starf framkvæmdastjóra fjárhags- og stjórn¬sýslusviðs, framkvæmdastjóra tækni- og umhverfissviðs, framkvæmdastjóra félagsþjónustusviðs, framkvæmdastjóra íþrótta-, tómstunda- og æskulýðssviðs og framkvæmdastjóra fræðslu-, menningar og þróunarsviðs.
Samþykkt var að stjórnendur Seltjarnarnesbæjar hafi eftirfarandi starfsheiti:
fjármálastjóri, byggingafulltrúi, félagsmálastjóri, fræðslufulltrúi, menningarfulltrúi og íþrótta- og tómstundafulltrúi.
Lagt er til að auk hinna nýju stjórnendastarfa verði formlega gerð sú breyting að unnt verði að fela verkefnastjórum einstök verkefni sem eru breytileg eftir tímabilum, álagi eða stefnumarkandi áherslum kjörinna fulltrúa á hverjum tíma.
Þá getur skipun verkefnisstjóra verið leið til þess að brjóta upp verklag eða kalla eftir nýjum sjónarmiðum við lausn einstakra verkefna. Tilgangur þessarar breytingar, er að bæta þjónustu við íbúa, jafna vinnuálag, bæta verklag eða verkferla, auka skilvirkni og stuðla að auknum málshraða í stjórnsýslunni.
Lagt er til að verkefni á sviði skipulagsmála verði útvistað á grundvelli samninga að undangengnu útboði eða verðfyrirspurn. Þessi tillaga byggir á þeirri staðreynd að ljóst er að verkefni á sviði skipulagsmála verða afar takmörkuð á næstu misserum og árum.
Verkefni á sviði þróunarmála hafa formlega séð verið afmörkuð við eitt svið. Gera má ráð fyrir því að geta sveitarfélagsins til þess að hefja frá grunni kostnaðar¬sama þróunar- og nýsköpunarvinnu verði takmörkuð næstu misseri.
Mikilvægt er að allar starfseiningar innan bæjarins þróist áfram í vinnubrögðum og leiti leiða til þess að hámarka hagnýtingu þess fjár sem þeim er falið að ráðstafa í þágu bæjarbúa á Seltjarnarnesi.
Flatt skipulag felst því í því að fela sérfræðingum þátttöku í stjórnun, stytta boðleiðir og ýta undir samvinnu milli einstaklinga þvert á starfsemi. Flatt skipulag einkennist af teymisvinnu.
„Lykilorðið í nýja skipuritinu er samvinna,“ segir Ásgerður Halldórsdóttir bæjarstjóri og bætir við að breytingin hafi í för með sér meiri skilvirkni og sveigjanleika. „Við verðum betur í stakk búin til þess að takast á við ný verkefni sem geta komið skyndilega upp.“
Meirihluti Sjálfstæðismanna vill lýsa ánægju sinni með nýtt skipurit bæjarins enda hefur það að markmiði að ná fram umtalsverðri hagræðingu, skilvirkni og hagkvæmni í rekstri og starfsemi bæjarins.