1. gr.
Tilgangur
Reglur þessar eru til að stuðla að vönduðum og hagkvæmum innkaupum Seltjarnarnesbæjar og tryggja gæði vöru, þjónustu og verka sem Seltjarnarnesbær kaupir.
Reglum þessum er ætlað að stuðla að því að Seltjarnarnesbær hagi innkaupum sínum í samræmi við góða viðskiptahætti og tryggja að stjórnsýsla Seltjarnarnesbæjar á sviði innkaupa sé í samræmi við vandaða stjórnsýsluhætti.
Reglum þessum er ætlað að stuðla að vistvænum innkaupum Seltjarnarnesbæjar.
2. gr.
Gildissvið
Reglur þessar gilda fyrir allar stofnanir, svið og deildir sem rekin eru á vegum Seltjarnarnesbæjar.
3. gr.
Lög og reglur um innkaup
Innkaupareglum skal fylgt við öll innkaup Seltjarnarnesbæjar, sem og lögum um framkvæmd útboða nr. 65/1993 og lögum um opinber innkaup nr. 84/2007 Við innkaup skal taka mið af EES reglum þegar það á við.
4. gr.
Hugtakið innkaup
Með hugtakinu innkaup er átt við kaup á hvers kyns aðföngum, þ.e. kaup á þjónustu, vörum og
verklegum framkvæmdum.
Samningar um rannsókn og þróun á þjónustu teljast ekki til innkaupa skv. reglum þessum. Það á þó
ekki við ef um er að ræða samninga þar sem kaupendur, sbr. 2. gr. reglna þessara, bera allan kostnað af
þjónustunni og hafa einkarétt á að njóta góðs af árangrinum í starfsemi sinni.
5. gr.
Vistvæn innkaup
Vistvæn innkaup felast í að velja þá vöru eða þjónustu sem er síður skaðleg umhverfinu eða heilsu manna og ber sama eða lægri líftímakostnað samanborið við aðrar vörur og þjónustu sem uppfylla sömu þörf. Vistvæn innkaup fela m.a. í sér eftirfarandi:
Velja vöru eða þjónustu sem er síður skaðleg umhverfinu og/eða heilsu manna.
Velja vöru eða þjónustu sem hefur sama eða lægri líftímakostnað, þ.e. horfa heildrænt á innkaupaverð, kostnað við rekstur, viðhald og förgun.
Velja vöru eða þjónustu sem uppfyllir þá þörf sem hún á að uppfylla, þ.e. að einblína ekki eingöngu á vöruna sjálfa, heldur virkni hennar, þ.e. hvaða þörf hún á að uppfylla.
6. gr.
Umsjón og ábyrgð innkaupa / útgjaldaheimildir
Bæjarstjóri er prókúruhafi Seltjarnarnesbæjar, sbr. 3. mgr. 55. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998. Bæjarstjóra er heimilt að veita öðrum starfsmanni Seltjarnarnesbæjar prókúru að fengnu samþykki bæjarstjórnar.
Forstöðumönnum/deildarstjórum er heimilt að stofna til útgjalda fyrir hönd Seltjarnarnesbæjar innan ramma fjárhagsáætlunar hverju sinni og bera þeir ábyrgð á innkaupum sinna stofnana og deilda. Forstöðumenn/deildarstjórar geta með samþykki fjármálastjóra veitt einstökum starfsmönnum heimild
til að stofna til útgjalda. Öllum sem heimild hafa til að stofna til útgjalda ber að staðfesta að þeir hafi kynnt sér efni innkaupareglna Seltjarnarnesbæjar og að þeir muni fylgja þeim við innkaup.
Seltjarnarnesbær heldur skrá yfir þá starfsmenn sem hafa heimild til að stofna til útgjalda og ber fjármálastjóri ábyrgð á að viðhalda skránni.
Fjármála- og stjórnsýslusvið veitir þeim sem af hálfu Seltjarnarness kaupa vörur, þjónustu og verklegar framkvæmdir þjónustu og aðstoð vegna innkaupa og stendur að fræðslu um vistvæn innkaup fyrir þá sem bera ábyrgð á innkaupum. Skal sviðið annast öll útboð, forval og fyrirspurnir fyrir framangreinda aðila, sem og samningskaup.
Fjármála- og stjórnsýslusvið fer með lögfræðilega ráðgjöf í innkaupa- og útboðsmálum og varðandi yfirferð útboðsgagna. Það skal vinna að því að styrkja stjórnsýslu innkaupamála, samræma og staðla almennar útboðslýsingar, sem notaðar eru við útboð á vegum Seltjarnarnesbæjar.
7. gr.
Samræming innkaupa
Fjármála- og stjórnsýslusvið skal standa vörð um að hagkvæmni sé gætt í innkaupum Seltjarnarnesbæjar m.a. með því að samræma innkaup og gera rammasamninga þegar um er að ræða vöru eða þjónustu sem stofnanir Seltjarnarnesbæjar hafa almennt not fyrir.
8. gr.
Áætlun fjárhæða innkaupa
Við mat á ætlaðri fjárhæð samnings skal telja með allan kostnað innkaupa að meðtöldum virðisaukaskatti miðað við þann tíma þegar auglýsing um innkaupin ætti að birtast. Sé fyrirhugað að kaupa vöru, þjónustu eða verk í áföngum skal miða við samanlagt heildarverð allra áfanga. Ef gert er
ráð fyrir að samningur verði gerður um viðskiptin skal tekið tillit til lengdar samningstíma að viðbættum framlengingarsamningstíma, auk áætlaðrar fjárhæðar samningsviðskiptanna. Óheimilt er að gera ótímabundna samninga.
Óheimilt er að skipta innkaupum niður til að lækka fjárhæð eða áætlaða fjárhæð innkaupa. Þannig er t.a.m. óheimilt að skipta innkaupum milli tímabila eða láta skipta reikningum frá seljendum niður í smærri einingar.
9. gr.
Innkaupaaðferðir
Við innkaup Seltjarnarnesbæjar skulu eftirfarandi innkaupaaðferðir notaðar:
- Fyrirspurn og samningur/pöntun í kjölfarið.
- Innkaup samkvæmt rammasamningi eða afsláttarsamningi.
- Útboð, opið eða lokað, og samningur/pöntun í kjölfarið.
Við innkaup Seltjarnarnesbæjar er einnig heimilt, þar sem við getur átt, að beita eftirtöldum aðferðum:
- Samningskaupum, að undangenginni birtingu útboðsauglýsingar.
- Samningskaupum, án undangenginnar birtingar útboðsauglýsingar.
- Samningskaupum vegna hönnunarsamkeppni.
Undir hugtakið útboð falla heiti þar sem lýst er því sem boðið er út, eins og þjónustuútboð, verkútboð, vöruútboð, en einnig heiti eins og alútboð, samkeppni, hönnunarsamkeppni, tveggja áfanga keppni og útboð með tveggja umslaga kerfi. Forval er hluti útboðsferils.
10. gr.
Fyrirspurnir
Almennt skal fyrirspurn vera undanfari viðskipta vegna innkaupa vöru, verka eða þjónustu nema þegar viðhaft er útboð eða innkaup fara eftir ramma- eða afsláttarsamningi.
Þeir sem kaupa vöru, þjónustu eða verklegar framkvæmdir fyrir hönd sveitarfélagsins annast fyrirspurnir samkvæmt þessari grein.
Fyrirspurn er framkvæmd til að afla tilboða frá tilteknum aðilum sem taldir eru geta útvegað vöru, veitt þjónustu eða framkvæmt verk, sem óskað er eftir hverju sinni. Þrátt fyrir að fyrirspurnir séu óformlegri en útboð, samkvæmt þeim lögum sem um þau gilda, skal tilboða aflað á grundvelli skriflegra fyrirspurnargagna og tilboð skulu einnig vera skrifleg. Heimilt er að senda út fyrirspurnir og taka við tilboðum tengdum fyrirspurnum með símbréfi og/eða tölvupósti. Málsmeðferð öll skal vera vönduð, fyrirspurnargögn skulu vera skýr og greinargóð og skýrt skal koma fram ef meta á tilboð á öðrum forsendum en verði einu saman. Samanburðarskrá verðtilboða skal gerð og þátttakendur skulu upplýstir um val á tilboði. Verðtilboð skulu vera óbindandi og samningssamband skal ekki komast á nema með undirritun samnings eða pöntun.
11. gr.
Útboðsskylda
Beitt skal útboðum að jafnaði við innkaup Seltjarnarnesbæjar þegar sýnt þykir að það teljist hagkvæmasta leiðin að teknu tilliti til kostnaðar sveitarfélagsins við útboðsferlið.
Skylt er að viðhafa útboð þegar áætluð samningsfjárhæð vegna verklegrar framkvæmdar er yfir 29 milljónir króna, vegna kaupa á þjónustu yfir 15,5 milljónir króna og vegna vörukaupa yfir 12 milljónir króna. Allar fjárhæðir í reglum þessum eru tilgreindar án virðisaukaskatts.
Þegar ófyrirséðar, sérstakar aðstæður kalla á getur bæjarstjórn tekið rökstudda ákvörðun um að víkja frá skyldu til útboðs samkvæmt innkaupareglum Seltjarnarnesbæjar.
12. gr.
Opið útboð
Þegar um er að ræða kaup á verki eða þjónustu sem margir geta framkvæmt eða veitt, eða vöru sem margir selja eða geta útvegað skal almennt viðhafa opið útboð.
Þegar um er að ræða vandasöm, faglega og/eða tímalega krefjandi og/eða fjárfrek verk, skal tryggja eins og kostur er að væntanlegir bjóðendur hafi bæði faglega og fjárhagslega getu til að framkvæma viðkomandi verk.
Um viðmiðunarfjárhæðir vegna skyldu til útboðs á Evrópska efnahagssvæðinu gilda ákvæði reglugerðar sem sett er á grundvelli laga um opinber innkaup nr. 84/2007, nú reglugerð nr. 583/2014.
13. gr.
Lokað útboð
Þegar opnu útboði verður ekki við komið, það þykir ekki hagkvæmur kostur eða aðrar málefnalegar ástæður eru fyrir hendi er heimilt að viðhafa lokað útboð. Almennt skal lokað útboð ekki viðhaft nema að undangengnu forvali. Þegar lokað útboð er viðhaft skal leitast við að ná fram raunhæfri samkeppni
og því skal lágmarksfjöldi þátttakenda vera fjórir, ef þess er nokkur kostur.
Þegar um er að ræða vandasöm, faglega og/eða tímalega krefjandi og/eða fjárfrek verk, skal tryggja eins og kostur er að væntanlegir bjóðendur hafi bæði faglega og fjárhagslega getu til að framkvæma viðkomandi verk.
14. gr.
Forval
Þegar forval er viðhaft til að velja þátttakendur í lokuðu útboði, samkeppni eða samningskaupum skal þess krafist í forvalsgögnum að umsækjendur leggi fram upplýsingar sem sýna getu þeirra til að taka að sér verkefnið. Þannig skal í forvalsgögnum koma fram með skýrum og greinargóðum hætti hvaða
gagna eða upplýsinga er krafist frá umsækjendum og hvernig verði staðið að vali á þátttakendum. Hægt er að takmarka fjölda þátttakenda í útboði, samkeppni eða samningskaupum, t.d. þannig að í forvalsgögnum komi fram að aðeins umsækjendur sem uppfylla tilteknar lágmarkskröfur fái að taka
þátt í því eða að aðeins tiltekinn fjöldi fái þátttökurétt.
15. gr.
Lokað útboð án forvals
Samþykki bæjarstjórnar þarf til að viðhafa lokað útboð meðal valdra bjóðenda, án forvals, enda liggi málefnalegar og gildar ástæður því að baki.
16. gr.
Auglýsing útboða og forvals
Útboð og forval skal auglýsa í a.m.k. einum almennum fjölmiðli og á heimasíðu Seltjarnarnesbæjar. Skal koma fram í auglýsingu hvar og hvenær forvals- og útboðsgögn eru til afhendingar, hver kaupandi er, hvað boðið er út, hver frestur er til að skila tilboði og skilatími þess sem verið er að bjóða út.
Við lokað útboð skal senda orðsendingu um útboðið til þeirra sem kaupandi gefur kost á að gera tilboð. Í orðsendingunni skal, auk þess sem tilgreint er í 1. mgr., koma fram hvaða aðilum er gefinn kostur á að gera tilboð.
17. gr.
Útboðsgögn
Útboðsgögn skulu innihalda allar nauðsynlegar upplýsingar svo unnt sé að gera tilboð. Frestur til að skila tilboði skal alltaf vera hæfilegur miðað við umfang þess sem boðið er út.
Í útboðsgögnum skal skýrt koma fram hvernig tilboð verði metin og hvaða forsendur verði lagðar til grundvallar vali á samningsaðila. Ef kaupandi hyggst meta hagkvæmni tilboða á grundvelli fleiri forsendna en verðs skal tiltekið í útboðsgögnum hverjar þær forsendur eru og þeim raðað eftir mikilvægi, nema slíkt sé útilokað.
18. gr.
Framkvæmd og umsjón útboða
Gerð og frágangur forvals- og útboðslýsinga er á ábyrgð þeirra sem kaupa vöru, þjónustu eða verklegar framkvæmdir fyrir hönd Seltjarnarnesbæjar. Fjármála- og stjórnsýslusvið annast framkvæmd allra útboða á vegum Seltjarnarnesbæjar.
19. gr.
Hæfi bjóðenda/viðsemjenda
Þegar um er að ræða vandasöm, faglega og/eða tímalega krefjandi og/eða fjárfrek verk, skal tryggja eins og kostur er að væntanlegir bjóðendur hafi bæði faglega og fjárhagslega getu til að framkvæma viðkomandi verk. Sama gildir að breyttu breytanda þegar um er að ræða kaup á þjónustu eða vöru.
Ekki skal krefjast frekari gagna um sönnun á fjárhagslegri og tæknilegri getu en nauðsynlegt er með hliðsjón af eðli og umfangi fyrirhugaðra innkaupa.
Óheimilt er að gera samning við þann sem eftirfarandi á við:
1. Sætir nauðasamningum eða er undir gjaldþrotaskiptum.
2. Er í vanskilum með opinber gjöld.
3. Er í vanskilum með eigin lífeyrissjóðsiðgjöld eða iðgjöld vegna starfsmanna.
4. Á í málaferlum við Seltjarnarnesbæ eða fyrirtæki eða stofnun á vegum Seltjarnarnesbæjar vegna vanefnda af hálfu annars hvors samningsaðila, í tengslum við áður gerða samninga um verk-, þjónustu- eða vörukaup.
Heimilt er að útiloka aðila frá samningum ef eitthvað af eftirfarandi á við:
1. Hefur með endanlegum dómi verið fundinn sekur um refsivert brot í starfi.
2. Hefur sýnt alvarlega vanrækslu í starfi sem kaupanda er unnt að sýna fram á.
3. Hefur gefið rangar upplýsingar um fjárhagslega og tæknilega getu sína eða hefur ekki lagt slíkar upplýsingar fram.
Þegar áætluð samningsfjárhæð, vegna verk- og þjónustusamninga, er 10 milljónir króna eða hærri án virðisaukaskatts er óheimilt að gera samning við aðila, ef nýjasti ársreikningur sýnir neikvæða eiginfjárstöðu. Heimilt er að krefjast þess að tilboðsgjafi sýni fram á regluleg bankaviðskipti og tryggingu vegna samningsefnda. Þá er heimilt að gera kröfur um jákvæða eiginfjárstöðu tilboðsgjafa í forvölum og lokuðum útboðum þótt samningsfjárhæð sé lægri en að framan greinir.
Sé kennitala bjóðanda yngri en 5 ára skal kanna viðskiptasögu stjórnenda og helstu eigenda. Leiði sú könnun í ljós nýlegt greiðslu- eða gjaldþrot þeirra (gjaldþrot, nauðasamninga, greiðslustöðvun o.fl.) ber að vísa bjóðanda frá sé um að ræða sams konar rekstur og nær sömu eigendur og hlut áttu í viðkomandi gjaldþroti.
20. gr.
Mat og val á tilboðum/samningsaðilum
Ætíð skal taka því tilboði sem hagkvæmast er miðað við kröfur í útboðslýsingu, lög og reglur. Ef hagstæðasta tilboð er ekki jafnframt lægsta tilboð skal það rökstutt sérstaklega.
Í forsendum fyrir vali má ekki vísa til annarra atriða en staðreynd verða á grundvelli gagna sem bjóðendur leggja fram eða með öðrum hlutlægum hætti. Ef kaupandi hyggst meta hagkvæmni tilboða á grundvelli fleiri forsendna en verðs skal tiltekið hverjar þær forsendur eru og þeim raðað eftir mikilvægi, nema slíkt sé útilokað. Við mat á hagkvæmni tilboðs skal ávallt taka tillit til umhverfissjónarmiða.
21. gr.
Ákvörðunarvald um val á samningsaðilum og þátttakendum við útboð
Að loknu útboði skal leggja rökstudda tillögu um val á samningsaðila fyrir bæjarráð. Hið sama gildir um val á þátttakendum í lokuðu útboði.
Bæjarráð getur ákveðið að skipa dómnefnd eða forvalsnefnd til að velja þátttakendur í lokuðu útboði, hönnunarsamkeppni eða annars konar samkeppni. Þess skal gætt að meðal dómnefndarmanna sé að finna aðila með sérþekkingu á innkaupamálum. Dóm- eða forvalsnefnd gerir tillögu til bæjarráðs um hverjir fái rétt til áframhaldandi þátttöku í lokuðu útboði, samkeppni eða samningskaupum. Með sama hætti getur bæjarráð skipað dómnefnd til að meta hagstæðasta tilboð eða vinningshafa í samkeppni. Niðurstaða dómnefndar skal lögð fyrir bæjarráð til endanlegrar afgreiðslu.
22. gr.
Samningar vegna innkaupa
Gera skal skriflega samninga um innkaup á verkum, vöru eða þjónustu, nema pöntun hafi verið gerð samkvæmt heimild í 9. gr. Í skriflegum samningum um innkaup á verkum, vöru eða þjónustu skal skýrt kveðið á um reikningsgerð og greiðslutilhögun. Í samningi skal koma fram frestur kaupanda til að greiða reikninga. Æskilegt er að ekki sé samið um styttri greiðslufrest en 30 daga frá útgáfudegi reiknings.
Óheimilt er að greiða viðsemjanda vegna verks eða þjónustu fyrr en samningur er frágenginn og fullnægjandi samningsefndatrygging liggur fyrir þegar það á við.
Þegar um er að ræða samning sem fellur undir 100. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011, skal í samningi m.a. skilgreina umfang og gæði þeirrar þjónustu sem sveitarfélagið kaupir, samningstíma, greiðslur úr bæjarsjóði, eftirlit með þjónustu og meðferð ágreiningsmála. Samningstími skal lengstur vera sex ár í senn en þó er heimilt að semja til lengri tíma ef sveitarfélagið gerir kröfu um að verksali byggi upp kostnaðarsama aðstöðu eða búnað vegna verkefnisins eða þjónustunnar. Uppsagnarfrestur slíks samnings skal stystur vera sex mánuðir.
23. gr.
Kærur og kvartanir
Sé um að ræða innkaup sem falla undir lög um opinber innkaup nr. 84/2007, getur aðili borið fram kæru til kærunefndar útboðsmála, sbr. XIV. kafla laganna. Kæra skal berast nefndinni skriflega innan fjögurra vikna frá því kærandi vissi eða mátti vita um ákvörðun, athöfn eða athafnaleysi sem hann telur brjóta gegn réttindum sínum, sbr. 94. gr. laga nr. 84/2007.
Telji bjóðendur eða seljendur vöru, verka og þjónustu að á rétti sínum hafi verið brotið eða meðferð innkaupamála hjá Seltjarnarnesbæ sé ábótavant, en málið heyrir ekki undir kærunefnd útboðsmála, er þeim ætíð heimilt að beina erindi þar um til bæjarstjóra. Kvörtun skal berast bæjarstjóra skriflega innan fjögurra vikna frá því kvartandi vissi eða mátti vita um ákvörðun, athöfn eða athafnaleysi sem hann telur brjóta gegn réttindum sínum.
24. gr.
Hæfis- og siðareglur
Enginn starfsmaður Seltjarnarnesbæjar eða fulltrúi í nefnd, ráði eða stjórn á vegum Seltjarnarnesbæjar má eiga aðild að ákvörðunum um innkaup, sem varða aðila sem þeir eru náskyldir eða í hagsmunatengslum við. Ber starfsmanni eða nefndarfulltrúa að hafa frumkvæði að því að gera viðvart um ástæður er kunna að valda vanhæfi hans.
Starfsmönnum Seltjarnarnesbæjar og fulltrúum í nefndum, ráðum eða stjórnum á vegum Seltjarnarnesbæjar er óheimilt að þiggja boðsferðir sem tengjast viðskiptum við Seltjarnarnesbæ nema með sérstakri heimild bæjarstjóra hverju sinni.
25. gr.
Trúnaðarskylda.
Allir starfsmenn er koma að innkaupum og innkaupamálum skulu gæta þagmælsku um það sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara vegna einka- og almannahagsmuna samkvæmt lögum eða eðli máls.
26. gr.
Tengdir aðilar
Almennt eru tengdir aðilar aðal- og varamenn í bæjarstjórn auk æðstu stjórnenda Seltjarnarnesbæjar. Makar þessara aðila, ófjárráða börn og aðrir fjárhagslega háðir einstaklingar falla einnig hér undir ásamt fyrirtækjum í eigu eða undir stjórn þessara aðila.
Seltjarnarnesbær heldur skrá yfir tengda aðila og ber fjármálastjóri ábyrgð á að uppfæra skrána.
Viðskipti Seltjarnarnesbæjar við tengda aðila skulu vera á sömu forsendum og þegar um óskylda aðila er að ræða, s.s. varðandi einingaverð. Að öðru leyti gilda ákvæði 24. gr. um hæfis- og siðareglur.
27. gr.
Gildistaka
Reglur þessar öðlast gildi við samþykkt bæjarstjórnar Seltjarnarness þann 16. mars, 2016.
Fjárhæðir samkvæmt reglum þessum skulu breytast með hliðsjón af byggingarvísitölu við gildistöku reglnanna.
Reglur þessar skulu yfirfarnar og endurskoðaðar í upphafi nýs kjörtímabils bæjarstjórnar.
Samþykkt á 826.fundi bæjarstjórnar Seltjarnarness þann 16. mars, 2016.